구글 드라이브 공유문서함에 내 계정으로 파일 공유하면 안되는 이유

프리랜서로 일을 하다 보면 구글 드라이브를 많이 활용하게 된다. 구글 문서로 만든 파일을 함께 작성하기도 하고 행사를 함께 진행하게 되면 내가 찍은 사진과 형상들을 공유 문서함에 업로드하는 경우도 있다.

 

그런데 공유문서함에 파일을 공유하다 보면 어느 순간 내 구글 드라이브 용량이 꽉 차는 것을 볼 수 있다. 이건 구글 드라이브의 독특한 운영 방식 때문인데 사용자 A가 만든 공유 문서함에 B가 파일을 올리면 A가 아닌 B의 구글 드라이브 용량을 차지하게 된다. 즉, A가 소유하고 있는 공유 문서함이라고 하더라도 B가 특정 파일 C를 A의 공유 문서함에 올리면 C의 소유주는 A가 아닌 B가 되는 것이다.

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아래 이미지를 보면 왼쪽은 컴퓨터에서 확인할 수 있는 내 개인 구글 드라이브 용량이고 오른쪽은 웹으로 접속해서 볼 수 있는 내 구글 드라이브 용량이다. 대략 7기가 용량의 차이가 있는데 이 용량이 바로 다른 사람이 공유 문서함에 내가 올린 파일이 차지하고 있는 용량이다.

 

구글 드라이브 용량 차이 

 

 

위의 이미지처럼 차이가 나는 이유는 내가 구글 드라이브 공유 문서함 사용 용량 기준을 잘못 이해하고 있었기 때문이다. 링크로 공유받은 공유 문서함에 파일을 올리면 당연히 문서함을 공유한 사람의 구글 드라이브 용량을 차지한다고 생각했다. 하지만 앞서 언급한 것처럼 내가 올린 파일은 내 드라이브 용량을 차지한다.

 

가장 쉽게 해결하는 방법은 내가 올린 파일을 삭제하는 것이다. 하지만 여러 단위와 함께 파일을 공유하다 보면 내가 올린 파일들이 어디에 얼만큼 있는지 파악하기 어렵다. 그리고 협업해서 만든 파일을 내가 함부로 지울 수도 없다.

 

이 때 할 수 있는 차선책은 파일의 소유권을 공유 문서함을 만든 사람에게 이전하는 것이다. 이게 차선책인 이유는 소유권 이전을 해도 상대방이 수락을 하지 않으면 용량이 이동하지 않기 때문이다. 소유권 이전 과정을 간단하게 요약하면 다음과 같다.

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구글 드라이브 공유 문서함 파일 소유권 이전 방법

1. 구글 드라이브 웹으로 들어가서 저장 용량 탭을 클릭한다.
2. 사람 모양 아이콘 2개 겹쳐 있는 파일을 찾는다.
3. 파일을 오른쪽 마우스로 클릭한 후 소유권 이전할 상대를 찾는다.
4. 소유권 이전할 사람의 권한을 편집자에서 소유권 이전으로 변경한다.

 

1. 구글 드라이브 웹으로 들어가서 저장 용량 탭을 클릭한다.

내가 올린 파일의 위치를 알면 공유 문서함으로 들어가서 작업을 진행하면 되지만 파일 위치를 모른다면 휴지통 바로 아래 있는 저장 용량으로 들어가도 작업이 가능하다. 

저장 용량 탭 찾기

 

2. 사람 모양 아이콘 2개 겹쳐 있는 파일을 찾는다.

저장 용량으로 들어가면 드라이브 용량을 차지하고 있는 모든 파일들을 용량 순서대로 볼 수 있다. 여기서 파일 이름 옆에 사람 아이콘이 2개 겹쳐 있는 로고가 있는 파일이 바로 공유 문서함에 내가 올린 파일이다. 

 

공유한 파일 찾기

 

3. 파일을 오른쪽 마우스로 클릭한 후 소유권 이전할 상대를 찾는다.

보통 공유 문서함을 처음 만든 사람이 해당 파일을 소유하게 될 확률이 높으므로 그 사람을 찾아서 파일 권한을 변경하면 된다. 하지만 파일을 공동으로 관리하고 있는 다른 사람에게 소유권을 이전해도 된다. 

소유권 이전 대상 찾기

 

4. 소유권 이전할 사람의 권한을 편집자에서 소유권 이전으로 변경한다.

공유 문서함을 처음 만든 사람이라면 편집자 권한으로 되어 있을 텐데 이 부분을 소유권 이전으로 변경하면 그 사람에게 이전 확인 메일을 보낸다. 그리고 상대방이 메일을 확인하고 이전 수락을 클릭하면 파일 이전과 함께 내 드라이브 용량도 사라진다.  

소유권 이전 메일 보내기

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구글 드라이브 공유문서함에 내 계정으로 파일을 공유하면 안 되는 이유는 이런 파일이 장기간 쌓일 경우 파일 관리가 전혀 되지 않기 때문이다. 쓸데없는 파일이 내 드라이브를 잡아먹기 때문에 정작 내가 필요할 때 구글 드라이브를 활용할 수 없다. 업무상 공유 문서함을 자주 사용한다고 하더라도 파일 관리 차원에서 한 달에 한 번 정도는 공유 문서함 소유권 정리를 해주는 것이 좋다.