라인웍스에서 다음스마트워크로 단체 메일 계정 옮기기

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일정 정도 규모가 있는 또는 IT기반의 보편적인 형태의 기업의 경우 일을 할 때 업무용 메일을 쓰는 곳이 대부분이다. 타 단체와 업무 협약이나 계약을 맺기 위해서는 메일 소통이 필수인데 이 때 네이버(@naver)나 다음(@daum) 같은 포털 계정이 아니라 회사 고유의 단체 계정을 쓰는 것은 소통의 신뢰도를 높여주는 좋은 도구가 된다. 작은 차이처럼 보여도 업무용 메일 계정을 쓰는 것은 영리 단체든 비영리 단체든 단체의 브랜드 신뢰도를 높이는데 중요한 요소가 되기도 한다. 하지만 작은 규모의 회사를 운영하거나 재정 여력이 좋지 않고 업무용 IT 환경에 밝지 않은 비영리단체의 경우 포털 계정으로 업무용 계정을 대신하는 경우가 많다. 

일반적으로 업무용 계정을 만들기 위해서는 도메인 비용, 호스팅 비용을 포함하여 일정 정도 비용이 발생한다. 도메인 비용은 평균 2만원/년, 호스팅 비용은 용량에 따라 가격 차이가 크다. 그리고 단체 계정을 사용하게 해주는 기업 메일은 여기에 서비스 비용을 추가해서 이용해야 한다. 우리는 온라인 서비스를 대부분 무료로 생각하는 경향이 있지만 온라인 공간에 온전한 내 공간을 별도로 만들기 위해서 비용이 발생하는 것은 어찌 보면 당연한 일이다. 

하지만 재정이 열악한 소규모 단체나 이제 막 창업을 준비하는 단체의 경우 필요 이상의 비용을 써서 단체 고유 이메일 계정을 만드는 것은 부담이 될 수 있다. 이럴 때 도메인 비용을 제외한 모든 서비스를 무료로 쓸 수 있는 방법이 있는데 바로 포털에서 제공하는 업무용 협업도구를 이용하는 것이다.

네이버에서 제공한 업무용 무료 시비스였던 라인웍스의 처음 이름은 웍스모바일이었다. 네이버 사내에서만 쓸 수 있는 업무용 도구였는데 이용의 편리성 및 업무용 협업 도구의 필요성에 대한 세계적 추세로 서비스를 외부로 확장하게 되었던 것 같다. 처음에는 네이버 메일 안에 속한 서비스였다가 이름을 라인웍스로 개명하면서 별도의 사이트에서 활용할 수 있는 서비스로 변경이 되었다. 

이 때까지만 해도 유료 변경에 대한 아무런 언급도 없었고 기존의 네이버 메일 환경과 거의 비슷해 기존의 불편하게 사용하던 단체 계정을 라인웍스로 옮겼다. 그런데 올해 라인웍스에서 11월 5일부터 유료 모델로 변경을 하겠다고 메일로 통보가 왔다. 기존에 사용하던 비영리단체의 경우 할인 제도 같은 것은 없냐고 물어보니 그런 것은 없을 것이라고 했다. 어쩔 수 없이 유료라도 써야지 싶었는데 다른 유료 서비스보다도 더 비쌌다. 오로지 메일 서비스만 이용하고 있었는데 쓸데없이 비용이 발생하기보다 무료 서비스를 찾아야 했다.

라인웍스 유료화 통보를 받은 이후로 계속 관심을 둔 서비스는 다음스마트워크다. 이것 역시 유료화 또는 서비스 종료의 위험이 있다. 카카오가 아닌 다음이 서비스를 했다면 무료 서비스를 계속 이어가겠지만 사실상 카카오에 먹힌 지금 이 시점에 수익화에 도움이 안되는 서비스를 종료하거나 O2O 사업에 올인하는 카카오 행보를 보면 스마트워크 역시 비슷한 절차를 밟을 가능성이 크다. 하지만 국내에서 낯선 사용자 환경의 외국 무료 기업 메일을 사용하는 것보다 일정 기간 뿐만이라고 하더라도 포털 서비스를 이용하는 것이 좋다고 생각했다.  

다음스마트워크 자체는 무료이지만 도메인은 별도로 구입해야 한다. 도메인은 평균 2만원 정도하는데 일년에 한번 내는 것이기 때문에 비용에 대한 부담은 크지 않다. 자신의 목적에 맞는 계정으로 신청하기를 누르면 되는데 신청하기 전 도메일 계정은 미리 구입해야 한다.

내가 속한 단체는 고유번호증이 있는 비영리단체이기 때문에 먼저 다음 단체 회원(고유번호증 사본, 담당자 재직 증명서)으로 가입을 한 후 기업/기관용으로 신청했다. 개인 계정으로도 신청은 가능하지만 평생 일할 것이 아니라면 단체 계정을 만든 후 신청하는 것을 추천한다. 

신청하고 나서 본인이 직접 도메인을 구입한 곳에 가서 네임서버명을 변경해주어야 한다. 나처럼 도메인(가비아)과 호스팅(카페24)을 별도로 운영하고 있고 네임서버가 호스팅 업체에 있는 경우 도메인 구입한 사이트가 아니라 호스팅 업체로 가서 변경해주어야 한다. 나는 처음에 착오로 가비아 네임서버명을 변경했다가 하루 동안 홈페이지가 마비되는 사태가 발생했다. 이 부분은 신청하기 다음 네임서버명 변경에 대한 안내에 잘 나와 있다. 하지만 처음 보면 헷갈릴 수 있으니 나와 비슷하게 홈페이지를 별도로 운영하고 있는 곳은 꼭 참고하길 바란다. 

라인웍스 메일 계정에 남아 있던 내용을 백업하기 위해 외부메일 가져오기 기능을 이용했지만 일부만 가져오거나 아예 가져오지를 못해서 결국 포기했다. 메일 기능만 사용했고 사용량이 크지 않아 중요한 파일들을 일일이 다운받아야 하는 약간의 번거로움 외에는 큰 타격은 없었지만 만약 다른 서비스까지 함께 이용하고 있었다면 업무상 큰 차질이 생겼을 것 같다. 

다음스마트워크의 경우 다음 메일 내에서 사용하는 서비스이기 때문에 모바일에서는 다음 메일앱을 다운받아 사용하면 편리하게 이용할 수 있다. 안타깝게도 아이폰용 다음 메일앱은 없어서 다음 앱을 다운받아 쓰거나 모바일 웹으로 들어가서 사용해야 한다. 별도 라인웍스 앱이 있는 것과 비교해보면 불편한 지점이다. 메일 자체는 문제 없이 사용할 수 있기 때문에 우리처럼 메일 계정만 필요한 단체의 경우 다음스마트워크는 좋은 선택이 될 수 있다. 

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몇 년전부터는 슬랙을 시작으로 업무용 메신저 시장이 뜨고 있지만 메일은 여전히 업무에서 중요한 비중을 차지한다. 나도 외부 단체와 연결을 할 때 거의 대부분은 메일을 이용해서 소통하고 있다. 전화도 중요한 수단이기는 하지만 업무 협업에 대한 자세한 소통을 하기 위해서는 현재까지 메일만큼 유용한 수단은 없다. 현재 라인웍스 유료화로 인애 많은 단체들이 계정 이동을 하는 중일 텐데 우리처럼 기본 메일만 사용하며 무료 서비스를 이용하고 싶은 단체들에게 이 글이 작은 도움이 되었으면 좋겠다.